5. Kontaktaufnahme

5.1 Kontaktformular
Bei einer Kontaktaufnahme über das Formular verarbeiten wir die dort eingegebenen Angaben. Das aktuelle Formular erhebt:

• Auswahl „Privatperson“ oder „Unternehmen“,
• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Nachricht.
Zusätzlich verarbeitet das eingesetzte WordPress-/Elementor-System technische Übermittlungsdaten. Dazu können insbesondere Zeitpunkt, Quellseite, Formular- und Vorgangskennung, IP-Adresse, Browserkennung beziehungsweise User-Agent und Bearbeitungsstatus gehören. Die Formulardaten werden auf dem von uns genutzten WordPress-System gespeichert und sind im geschützten Administrationsbereich als Übermittlung abrufbar.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage. Bezieht sich die Anfrage auf eine mögliche oder bestehende Zusammenarbeit, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei allgemeinen Anfragen ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Bearbeitung der an uns gerichteten Kommunikation.

Die Pflichtangaben sind erforderlich, damit wir die Anfrage zuordnen und beantworten können. Ohne diese Angaben kann die Anfrage über das Formular nicht übermittelt beziehungsweise nicht sinnvoll bearbeitet werden. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung des Formulars besteht nicht; eine Kontaktaufnahme per E-Mail ist ebenfalls möglich.

Einfache Kontaktanfragen, die weder zu einer weiteren Vertragsanbahnung noch zu einem Vertragsverhältnis führen, löschen wir, sobald sie abschließend bearbeitet sind, spätestens jedoch zwölf Monate nach Abschluss der Kommunikation. Dies gilt sowohl für die im WordPress-/Elementor-System gespeicherte Formularübermittlung als auch für die zugehörige E-Mail-Kommunikation.

Solange eine konkrete Vertragsanbahnung noch läuft, speichern wir die hierfür erforderlichen Angaben bis zu deren Abschluss. Kommt kein Vertrag zustande, werden die Daten anschließend nach der vorstehenden Regel gelöscht. Kommt ein Vertrag zustande, werden nur die für die Vertragsdurchführung und deren Dokumentation erforderlichen Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus nur so lange gespeichert, wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche erforderlich sind. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere für steuer- oder handelsrechtlich relevante Unterlagen, erfassen nicht automatisch die vollständige Formularanfrage oder den gesamten E-Mail-Verlauf. Nach Wegfall des jeweiligen Aufbewahrungsgrundes werden die davon betroffenen Daten gelöscht.

5.2 Sensible Angaben im Freitext
Das Kontaktformular ist nicht für Diagnosen, medizinische Unterlagen oder ausführliche Gesundheitsangaben vorgesehen. Bitte übermitteln Sie über das freie Nachrichtenfeld keine Gesundheitsdaten oder sonstigen besonders geschützten Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, sofern dies für die erste Kontaktaufnahme nicht unbedingt erforderlich ist.

Werden uns solche Angaben dennoch unaufgefordert übermittelt, verarbeiten wir sie zunächst nur, soweit dies zur Sichtung, sicheren Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage erforderlich ist. Für eine darüber hinausgehende Verarbeitung holen wir, soweit erforderlich, eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO ein oder stützen uns auf eine andere gesetzlich vorgesehene Ausnahme. Besteht keine solche Rechtsgrundlage, werden die Angaben gelöscht.

5.3 Kontakt per E-Mail und Google Workspace
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren oder wir eine Formularanfrage per E-Mail beantworten, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Kontaktdaten, den Inhalt der Nachricht, Kommunikationsmetadaten sowie gegebenenfalls beigefügte Dokumente.

Für die E-Mail-Kommunikation wird Google Workspace eingesetzt. Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Im Rahmen der technischen Bereitstellung können verbundene Unternehmen und Unterauftragsverarbeiter einbezogen werden.

Google kann Daten auch in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Soweit dabei Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies nach Angaben von Google auf Grundlage der gesetzlichen Mechanismen des Kapitels V der DSGVO, insbesondere Angemessenheitsbeschlüssen und/oder den von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln. Informationen finden sich in den Google-Workspace-Datenschutzinformationen, den Google-Bedingungen für Datenübermittlungen und der Google-Datenschutzerklärung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer zuverlässigen und effizienten Kommunikation.

Für einfache E-Mail-Anfragen gilt die unter Ziffer 5.1 genannte Löschregel: Löschung nach abschließender Bearbeitung, spätestens zwölf Monate nach Abschluss der Kommunikation. Abweichende Fristen gelten nur, soweit einzelne Nachrichten oder darin enthaltene Angaben für eine laufende Vertragsanbahnung, die Durchführung oder Dokumentation eines Vertrags, die Erfüllung einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche erforderlich sind.